1. ORGANISER UN SÉMINAIRE : PAR OU COMMENCER ?

1.1. Pourquoi organiser un séminaire ?

Un événement a toujours une raison d’être. Il est important de définir l’objectif de votre séminaire afin que l’organisation qui va en découler soit la plus en adéquation avec celui-ci.

Par exemple, invitez-vous votre réseau pour leur présenter vos nouveaux produits ? Ou regroupez-vous votre équipe commerciale pour faire le point sur l’année écoulée et fixer les nouveaux objectifs ?

Une fois les enjeux de votre événement fixés, il vous faut définir la thématique de l’événement qui sera le fil conducteur de celui-ci. Commencez à réfléchir dès maintenant à son intitulé pour les invitations (il doit être court et explicite : vos invités doivent comprendre le but de ce dernier et mieux encore, avoir envie et hâte d’y participer). En option, définissez un logo personnalisé pour votre événement ; cela permettra de marquer davantage les esprits.

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1.2. Comment organiser un séminaire ?

Votre objectif maintenant clarifié, il est temps de déterminer le programme, la durée et le format de votre événement.

Plénière de lancement et de clôture ? Ateliers de travail ? Intervenants ? Activités de teambuilding ? Autant de piste de réflexion pour façonner votre événement !

1.3. Quand organiser un séminaire ?

A ce stade, il vous faut définir une date. La période choisie doit être pertinente. Vous n’allez pas présenter les objectifs annuels en milieu d’année 😉

Pensez à vérifier les agendas des VIPs sans qui l’événement ne peut avoir lieu. Ce n’est pas inhabituel qu’un séminaire dans sa totalité soit annulé car le PDG ne peut être présent finalement !

Prenez en compte les vacances scolaires, les jours fériés… Vous risquez d’avoir un taux d’absentéisme plus élevé. Mais si votre événement peut avoir lieu sur ces périodes, foncez ! Vous bénéficierez d’un tarif attractif. A l’inverse, vérifiez également s’il y a un événement particulier sur vos dates (ex : coupe du monde, salons) ; dans ce cas, la partie hébergement impactera votre budget.

1.4. Quelle est la fenêtre de réservation ?

Gardez en tête que vous n’êtes pas les seuls à organiser un séminaire. Pour les périodes très demandées (janvier, juin, septembre) et pour les séminaires à partir d’une centaine de participants ; il faut entamer vos recherches idéalement plusieurs mois à l’avance (parfois même un an). Un conseil en tout cas : n’organiser pas un séminaire d’une grande importance en dernière minute !!!

A savoir que pour les événements récurrents (annuel, biannuel), les organisateurs sont rodés et ont donc tendance à commencer leurs recherches dès lors que leur dernier séminaire est achevé. Cela leur garantit la disponibilité et de bons tarifs.

Par ailleurs, il est maintenant très rare de pouvoir poser une option ; les lieux sont libres à la vente et le premier qui confirme obtient les espaces.

Je vous rassure, même en dernière minute, vous trouverez un lieu mais vous aurez peut-être sacrifié certains critères en route et n’aurez pas le choix de l’établissement.

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1.5. Comment déterminer le Budget pour un séminaire ?

Avant d’entamer vos démarches, il faut déterminer un budget. Cette étape est importante et vous permettra de gagner énormément de temps dans votre recherche ; vous ciblerez des lieux répondant à votre budget et limiterez le nombre de devis à traiter.

Si c’est la première fois que vous organisez un événement, je vous invite à parcourir le tableau ci-après. Il vous indique une estimation de prix par jour et par personne selon le forfait et la localisation :

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Source: https://geniusmeetings.com/fr/prix-seminaire-combien-coute-un-seminaire-d-entreprise

Assurez-vous d’avoir couvert les centres de coûts suivants (les tarifs vous seront communiqués par les lieux démarchés):

– Hébergement (inclus dans les forfaits en général)

– Restauration (anticipez les options type apéritifs, dîners de gala, open-bars…)

– Location de salles et pauses café (inclus dans les journées d’étude et forfaits résidentiels)

– L’audiovisuel (choisissez idéalement un lieu avec une équipe technique sur place)

– Transferts en bus et taxis (favorisez un lieu doté d’un business corner pour vous soulager dans l’acheminement des participants)

– Les activités de groupe (privilégier un endroit qui peut recevoir les activités sur le site : gain de temps et d’argent car il n’y a pas de transfert à prévoir)

– Les animations de soirée

De votre côté, pensez également aux dépenses marketing (création de kakemonos, goodies…) et frais de personnel (hôtesse d’accueil, techniciens)

Attention aux tableaux comparatifs ! Vous vous devez de garantir à votre entreprise le meilleur rapport qualité-prix mais ne vous arrêtez pas seulement au prix. En effet, les hôtels personnalisent leurs forfaits et les prestations inclues peuvent varier. De plus, pour comparer le rapport qualité-prix d’une prestation de manière cohérente, les lieux doivent être dans une même localisation avec le même nombre d’étoiles. Cela ne sert strictement à rien de comparer un Palace 5 étoiles parisien avec un charmant 3 étoiles auvergnat 😉

Prenez garde aussi aux forfaits tout inclus : c’est très pratique mais comme vous vous doutez, peu économique ! Dans ce cas, soyez sûr de ne pas avoir de prestations à ajouter et d’avoir réellement besoin de tous les services inclus.

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2. PASSEZ A L’ACTION :

2.1. Comment trouver le lieu adapté pour organiser un séminaire ?

Voici les possibilités qui s’offrent à vous :

  • En contactant la conciergerie LesBarrés.com 😉 et en indiquant vos critères de recherche pour recevoir une sélection de lieux. Il vous suffira dès lors de nous communiquer les lieux qui vous intéresse pour recevoir des devis détaillés.
  • En utilisant les moteurs de recherche sur Internet. Cette méthode est suffisante si vous avez bien identifié vos critères de recherche notamment la destination (ex : tapez dans votre barre de recherche « centre de conférences à Chantilly »)
  • En contactant les grands groupes hôteliers qui s’occuperont de démarcher les hôtels correspondant à vos besoins.
  • Pour les grandes entreprises, approchez-vous de votre service événementiel, achats ou communication et assurez-vous de connaître les lieux déjà référencés : peut-être existe-t-il des accords avec des conditions de réservations négociées ? De plus, cela vous évitera de créer une fiche fournisseur.
  • Le bouche à oreille : un(e) de vos collègues a organisé un séminaire l’an dernier ? Il/Elle peut être une mine d’informations et vous faire gagner du temps.
  • En feuilletant les annuaires en ligne qui référencent des lieux ou en faisant appel aux venue finders.
  • Faites appel à des agences événementielles : cette option est intéressante si vous avez besoin de support pour la partie contenu et logistique mais attention cela engendre un coût supplémentaire non négligeable.

2.2. Quel lieu choisir pour organiser un séminaire ?

Posez-vous les bonnes questions :

  • Le lieu est-il en adéquation avec l’image de marque et le message que mon entreprise souhaite véhiculer ? On évitera d’aller dans un 5 étoiles si on annonce une restriction budgétaire !
  • Quelle est la distance et l’accessibilité depuis les gares, aéroports et autoroutes ?
  • Quelle est la capacité en chambres, salles et restauration ?
  • Ai-je un interlocuteur dédié sur place ? Cette personne jouera un rôle primordial : elle vous aiguillera tout au long de la planification, vous donnera des conseils précieux et récoltera les informations complémentaires en temps voulu.

Une fois une présélection des lieux effectuée, une visite s’impose. Cela vous permettra de mieux vous projeter, et vous assurer que votre choix final correspond à 100% à vos attentes.

Comme vous vous en doutez ou le savez déjà, réserver le lieu de votre séminaire n’est que le coup d’envoi dans l’organisation de votre événement. Aussi, dans un prochain article, nous vous donnerons LA check-list complète pour finaliser votre événement ! Helen Muhvic